CRM sur‑mesure pour associations
Un premier lot de CRM sur‑mesure (adhérents, cotisations, activités) vous permet généralement en quelques semaines de savoir qui est à jour, qui participe à quoi et de réduire fortement le temps passé dans les listes Excel.
BASKODE accompagne des associations (sportives, culturelles, professionnelles…) qui gèrent leurs adhérents dans plusieurs fichiers Excel ou Google Sheets, outils de billetterie et boîtes mail. Un CRM sur‑mesure permet de centraliser les membres, cotisations, activités et communications dans un seul outil adapté à vos règles internes.
Objectif : savoir en un coup d’œil qui est à jour de sa cotisation, qui participe à quelles activités et comment contacter vos membres, sans passer des heures à recouper des listes.
Là aussi, la solution peut être un CRM interne pour votre équipe ou évoluer vers une application SaaS proposée à vos sections, clubs ou membres : une même base ERP / SaaS / CRM sur‑mesure qui respecte votre organisation.
En bref : CRM sur‑mesure pour associations / fédérations
Qui ? BASKODE accompagne des associations et fédérations qui gèrent adhérents, cotisations et activités dans plusieurs fichiers ou outils disparates.
Quoi ? Un CRM sur‑mesure qui centralise membres, cotisations, activités et communications dans un outil adapté à vos règles internes.
Pour qui ? Les responsables associatifs qui veulent retrouver rapidement qui est à jour, qui participe à quoi et comment contacter chaque groupe.
Résultat : Une base de membres claire, moins de temps perdu dans des tableurs (Excel, Google Sheets…) et plus de temps pour faire vivre votre communauté, avec une meilleure visibilité sur vos recettes de cotisations.
Une base adhérents unique
Cotisations sous contrôle
Activités & communication simplifiées
Quels problèmes concrets rencontrent les associations au quotidien ?
Dès qu’une association grandit, les outils “maison” montrent leurs limites.
- • Adhérents répartis dans plusieurs fichiers Excel ou Google Sheets, listes d’emailing et outils de ticketing.
- • Difficulté à savoir qui est à jour de sa cotisation, qui doit être relancé et pour quel montant.
- • Manque de visibilité sur la participation aux activités et événements.
- • Risques d’erreurs (doublons, oublis) et charge administrative importante pour les bénévoles ou permanents.
- • Conformité RGPD compliquée à gérer (droits d’accès, suppression sur demande, historiques).
Comment un CRM sur‑mesure BASKODE répond à ces enjeux ?
Le CRM sur‑mesure rassemble vos informations dans un socle unique, adapté à vos règles de fonctionnement.
- • Base unique de membres (coordonnées, statut, options, rôles), avec filtres et recherches simples.
- • Gestion des cotisations (périodes, montants, moyens de paiement) et des relances automatiques.
- • Suivi des activités / événements (inscriptions, listes, présence) et des groupes (commissions, sections…).
- • Historique des échanges et communications ciblées (emails, courriers, notifications).
- • Paramétrage fin des droits d’accès et traçabilité des modifications pour respecter le RGPD.
Quels résultats attendre (délais, gains, risques limités) ?
L’idée est de démarrer avec un socle simple mais utile pour la trésorerie et la vie associative.
- • Un premier lot (membres, cotisations, quelques activités clés) livrable en quelques semaines.
- • Moins de temps passé à consolider des fichiers, plus de temps pour animer la communauté.
- • Relances de cotisations et listes d’inscrits prêtes en quelques clics.
- • Risque réduit : vous pouvez conserver vos outils existants en parallèle le temps de la bascule.
Des modules complémentaires (espace adhérent, paiements en ligne, portail public…) peuvent être ajoutés ensuite, au rythme de vos besoins et de vos ressources.
Parler de mon projet CRM sur‑mesure
Vous préparez un projet de CRM sur‑mesure – associations / gestion de membres ? Décrivez votre situation en quelques lignes, nous revenons vers vous rapidement.
Cahier des charges type & budget indicatif
Une application de gestion de membres pour association couvre généralement une dizaine de fonctionnalités métier : écrans adhérents, workflows de cotisations et d’inscriptions aux activités, exports de suivi.
Ce périmètre est souvent compatible avec le pack Découverte (environ 5 fonctionnalités), à partir de 1 800 € HT pour une première version, ou le pack Essentiel si votre association est plus structurée.
Concrètement, ce premier lot regroupe entre 5 et 15 fonctionnalités métier pour un budget situé entre 1 800 € HT et 4 680 € HT, selon la richesse des écrans et des exports dont votre association a besoin.
Exemples de fonctionnalités possibles (liste élargie, à adapter à votre contexte)
Adhérents & cotisations
- Fiches adhérents. Coordonnées, statut, cotisations, activités et historique des échanges pour chaque membre.
- Historique des cotisations. Suivi des montants versés par année, par type de cotisation ou par famille.
- Statuts d’adhésion. Distinction claire entre adhérents à jour, en retard, nouveaux ou anciens membres.
- Gestion des familles / foyers. Rattachement des adhérents d’un même foyer pour simplifier les encaissements.
- Documents associés. Stockage des certificats médicaux, autorisations parentales ou pièces justificatives.
- Paiement en ligne ou encaissement manuel. Suivi des règlements par carte, virement, chèque ou espèces.
- Exports comptables des cotisations. Génération d’exports adaptés à votre comptable ou à votre logiciel de comptabilité.
Activités, événements & bénévoles
- Gestion des activités / événements. Création des activités, gestion des capacités, inscriptions et annulations.
- Listes d’inscrits. Vue des participants par activité avec leurs coordonnées et leur statut (confirmé, en attente, désisté).
- Suivi des présences. Pointage des présents / absents par séance ou événement pour mieux comprendre la participation.
- Gestion des bénévoles. Liste des bénévoles, disponibilités et rôles attribués par événement.
- Groupes / sections. Organisation des membres par section, équipe ou antenne locale.
- Calendrier des activités. Planning clair des événements à venir, consultable par les équipes et les bénévoles.
- Reporting annuel par activité. Synthèse des inscrits, présences et recettes par activité ou événement.
Communication & pilotage de l’association
- Campagnes d’adhésion. Suivi des relances, des réponses et des nouvelles adhésions d’une année sur l’autre.
- Listes de diffusion ciblées. Constitution de listes d’envoi (nouveaux, bénévoles, familles, sections) pour vos communications.
- Historique des communications. Trace des e‑mails envoyés, des relances et documents partagés.
- Relances cotisation ciblées. Listes dédiées des membres à relancer pour renouveler leur adhésion.
- Tableau de bord adhésions. Indicateurs sur le nombre d’adhérents, les renouvellements et les départs par année.
- Exports pour vos outils de communication. Export de listes de membres vers vos solutions d’e‑mailing ou de newsletters.
Vous voyez ici plus de fonctionnalités que celles d’un premier lot : concrètement, nous retenons ensemble 5 à 15 fonctionnalités métier prioritaires pour démarrer, puis nous planifions les autres briques au fil de la vie de votre association.
Même pour une association, il est prudent d’anticiper un budget d’accompagnement et de maintenance à partir de 180 € / an par an. Cet accompagnement (offre Care / Care+) sécurise la maintenance et la disponibilité de l’outil dans la durée.
Échanger sur votre gestion des membres
En quelques phrases, décrivez comment vous suivez aujourd’hui les adhésions, les cotisations et les activités. Je vous proposerai un premier périmètre de CRM sur‑mesure adapté à la réalité de votre association.